Cómo facturar en tu web WordPress

El tema de la facturación de servicios y/o productos digitales provoca dolores de cabeza a más de uno, así que vamos a ver qué cosas tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la facturación en WordPress.

El IVA digital

Desde enero de 2015, si vendes servicios o productos digitales a consumidores de la UE, debes cumplir con la ley de IVA digital de la UE y tienes que aplicar en tus facturas el IVA del país donde reside tu cliente.

Pero el IVA no es solo cosa de países europeos. Cada vez hay más países en el mundo que lo imponen y con condiciones diferentes en cuanto a cantidad y concepto.

Si atendemos al hecho de que, además, esas condiciones pueden ir cambiando, si tenemos clientes de diferentes países, la cosa se complica a la hora de facturar.

Por eso pienso que una de las mejores inversiones, de tiempo y/o dinero, de un negocio digital es la automatización de la facturación.

Impuestos y precios

A la hora de mostrar los precios de tus productos y/o servicios en tu web, puedes elegir entre mostrarlos con impuestos excluidos (es decir, al precio que muestras le tendrás que añadir luego el IVA correspondiente a la hora de cobrar) o con impuestos incluidos (el precio que muestras es el precio total, ya lleva el IVA incluido). 

Mostrar los precios con impuestos excluidos te asegura que ganarás lo mismo al vender un producto o servicio, independientemente del país de tu cliente y del tipo de IVA que se imponga en él.

No obstante, tienes que tener en cuenta que si tu modelo de negocio es B2C (es decir, si el que te compra es el consumidor final), el no incluir los impuestos en el precio que muestras, además de ser ilegal, puede influir negativamente en las ventas.

El usuario o consumidor final prefiere saber, desde el principio, cuánto va a tener que pagar en total. Y considera engañoso lo contrario.

Sería el caso, por ejemplo, de una suscripción a Netflix (se muestra el precio final).

(Si quieres, puedes consultar el art. 20-1c de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios.)

En cambio, si tu modelo de negocio es B2B (es decir, si los que te compran son otros profesionales o empresas), incluso puede influir positivamente en las ventas el mostrar los precios sin impuestos.

Además, en este caso no sería ilegal hacerlo así. La clave está en que el IVA que les añadas a la hora de cobrar no les importará tanto porque se lo podrán desgravar después.

Un ejemplo, serían las ofertas de la mayoría de proveedores de alojamiento web (muestran precios sin IVA).

Así pues, el que tengas que mostrar los precios obligatoriamente o no con impuestos incluidos dependerá del tipo de cliente al que te dirijas.

¿Ya sabes cómo los mostrarás?

Si tienes dudas, mejor opta por mostrar los precios con el IVA incluido. De esta manera no podrán acusarte de mostrar precios engañosos.

Aquí tienes una herramienta que te ayudará a calcular el IVA de tus precios rápidamente, tanto si decides mostrarlos con impuestos incluidos como si decides hacerlo con impuestos excluidos.

Plazos de expedición y envío de facturas

El cuándo expedir y enviar las facturas al cliente es algo que viene marcado por la ley y hay que respetar los plazos marcados.

Como norma general, cuando van destinadas a clientes que no son profesionales o empresarios sino personas de a pie, las facturas se tienen que expedir y enviar en el mismo momento en el que se realiza la operación de compra/venta.

En cambio, cuando van destinadas a clientes que sí son profesionales o empresarios, las facturas se tienen que expedir y enviar antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el que se realiza la operación.

(En Plazos de expedición y envío de facturas; formas de remisión, tienes más información oficial al respecto.)

Por lo tanto, al expedirlas y enviarlas en el mismo momento de la operación, te aseguras cumplir la ley en ambos casos. Es lo que yo hago y te recomiendo.

Tipos de factura electrónica

Para empezar, tienes que saber que una factura electrónica tiene el mismo valor legal que una factura en papel y que debe incluir los mismos datos.

Básicamente, tenemos dos tipos de factura electrónica: la ordinaria (o completa) y la simplificada.

Factura simplificada

Tienen un contenido más reducido que las ordinarias, como veremos más adelante.

Salvo algunas excepciones, pueden expedirse cuando:

• Su importe no exceda de 400€ (IVA incluido).
• Se trate de una factura rectificativa.
• Su importe no exceda de 3000€ (IVA incluido) y se trate de alguno de los supuestos en los que antes de 2013 se autorizaba la emisión de tiques de caja en sustitución de facturas. 

Factura ordinaria

Como hemos visto, la posibilidad de emitir una factura simplificada se ve condicionada por la cantidad del importe y el tipo de servicio. 

En el resto de casos, habrá que emitir una factura ordinaria.

También tendrás que emitir una factura ordinaria siempre que el cliente te la solicite para poder desgravársela (aunque se dé el caso de que hayas emitido una factura simplificada anteriormente).

Ante esto, tenemos dos opciones:

1. Dar la opción al cliente de introducir sus datos profesionales o de empresa en el mismo proceso de compra para solicitar la factura ordinaria desde el primer momento.
2. Emitir una factura simplificada a todo el mundo y habilitar una opción para que posteriormente, quien lo necesite, pueda solicitar una factura ordinaria.

La opción 1 tiene el inconveniente de que, al pedir más datos al cliente a la hora de pagar y alargar el proceso de compra, podemos ver reducidas las conversiones. Pero después no tendremos que andar repitiendo facturas.

La opción 2 tiene la ventaja de que, al pedir menos datos al cliente a la hora de pagar y acortar el proceso de compra, se verán favorecidas las conversiones. Eso sí, si luego alguien necesita una factura ordinaria, tendremos que andar repitiendo facturas.

Por supuesto, hay maneras y recursos para reducir al mínimo los inconvenientes de ambas opciones.

Así que mi consejo es que tomes como base para tu sistema de facturación la opción que, por las características de tu negocio, más tendrás que usar y luego ya te ocuparás de minimizar sus inconvenientes.

Otros tipos de factura

Hemos visto los dos tipos básicos de factura. Pero conviene que tengas en cuenta la existencia de otro tipo de facturas que también necesitarás emitir a veces.

Factura rectificativa

Este tipo de factura sirve para modificar una factura realizada anteriormente, ya sea porque había algún error en la factura anterior, porque se devuelve algún producto o porque se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la compra o contratación.

Debes usar una serie numérica diferente para este tipo de facturas, identificarlas como «Rectificativas» y hacer referencia en ellas a la numeración de la factura que rectifican.

Solo puedes rectificar facturas si no hace más de 4 años que las emitiste.

Factura duplicada

Solo puedes emitir una factura original, pero puedes necesitar emitir duplicados (siempre identificados como tales) cuando, por ejemplo, el cliente haya perdido el original o cuando haya varios destinatarios implicados en los servicios ofrecidos.

Qué debe incluir una factura

La factura es un documento que hace la función de comprobante de cualquier operación comercial.

Pero, ¿qué datos debe incluir ese documento?

Factura simplificada

Cuando se trata de una factura simplificada, hay que incluir los siguientes datos.

1. Número de factura

Cada factura tiene que llevar su número y estos tienen que ser correlativos (no puede haber saltos).

Si es necesario, también debe incluir el identificador de serie. Esto pasa cuando, por ejemplo, tienes dos negocios totalmente diferentes y necesitas separar la facturación. Cada uno tendrá un identificador y una numeración diferente.

2. Fecha de expedición

Si la fecha en la que se han realizado las operaciones o el pago anticipado es diferente a la de expedición, también deberás indicarla.

3. Datos del obligado a expedir factura

• Nombre y apellidos
• Razón o denominación social completa
• NIF/CIF

4. Descripción de las operaciones

Especificar productos vendidos y/o servicios prestados y su importe (base imponible).

5. Tipo impositivo y cuota tributaria a aplicar

Es decir, el IVA y, en su caso, el IRPF.

6. Total a pagar

La base imponible + los impuestos.

7. Método de pago

Transferencia bancaria, tarjeta de débito/crédito, etc.

Factura ordinaria

Incluye todo lo que incluye la factura simplificada y, además, los datos del destinatario de las operaciones:

• Nombre y apellidos de destinatario.
• Razón o denominación social completa del destinatario.
• NIF/CIF de destinatario.
• Domicilio (tanto del obligado a emitir la factura como del destinatario).

Hasta aquí hemos visto la parte más legal de todo esto y lo mínimo que necesitas saber si vas a vender algo.

Todo el tema legal de la facturación, lo regula el Reglamento de facturación.

Si tienes dudas fiscales sobre tu negocio y situación concreta o necesitas ampliar la información, te recomiendo que consultes a un asesor fiscal y/o las fuentes oficiales que te he referenciado.

Yo no soy asesora fiscal y solo me he limitado a darte algunas referencias legales y hacerte un resumen para que entiendas cómo funciona la facturación de un negocio online, algo necesario a la hora de implementar tu sistema de facturación en WordPress.

Y después de esta extensa pero necesaria introducción al mundo de la facturación online, ¡vamos al lío!

Qué opciones tienes para facturar en WordPress

Teniendo que cumplir con lo exigido por la ley, como hemos visto anteriormente, tienes 3 opciones.

Y, no. Antes de que lo preguntes, los justificantes que envían las pasarelas de pago no sirven, ya que, entre otras cosas, no incluyen los datos que toca, ni llevan la numeración correlativa que necesitas.

Opción 1. Facturar  en modo manual.

El cliente compra en tu web y tú te encargas de hacer la factura y enviársela.

De esta manera, a nivel técnico parece que no tienes complicaciones, ya que le puedes hacer llegar la factura al cliente por correo ¿verdad?

Y digo «parece» porque, recuerda: 

• Tienes que enviar la factura inmediatamente.
• Tienes que aplicar el IVA (si corresponde) del país del cliente. 
• Tienes que conservar muy bien clasificadas las facturas por si en el futuro tienes que hacer una factura duplicada o rectificativa de alguna de ellas.

¿Es posible?

Sí. Sobre todo si vendes casi siempre a clientes españoles y no haces muchas ventas.

¿Es recomendable?

Como solución provisional puede serlo, pero a medio-largo plazo es una solución inviable.

Yo empecé así, pero en cuanto la cosa creció un poco, entendí que el dinero mejor invertido iba a ser el que dedicara a crear un sistema de facturación automático (con Quaderno) y a delegar la parte financiera (a EXCELasesores).

Fue la primera faena que delegué y, sin duda, la última que dejaría de delegar.

Opción 2. Facturar en modo semiautomático.

En este caso, el cliente compra en tu web y se le crea y envía automáticamente la factura, pero tú te tienes que encargar de introducir y mantener actualizados algunos datos.

¿Cómo puedes hacer esto?

Pues depende…

Solución con WordPress

Si tu web es una web simple y no quieres incluir un plugin de eCommerce propiamente dicho (del estilo de WooCommerce, EDD, etc.), hay algún plugin para WordPress que te puede ayudar.

Por ejemplo, Sliced Invoices.

Se trata de un plugin gratuito, aunque con extensiones de pago (entre ellas, la que permite aceptar pagos con Stripe).

Con Sliced Invoices puedes:

• Enviar presupuestos y facturas y que te las paguen online.
• Numerar automáticamente facturas y presupuestos.
• Configurar prefijos y sufijos personalizados para facturas y presupuestos.
• Ajustar impuestos flexibles.
• Incluir precios con impuestos o sin impuestos incluidos.
• Personalizar las plantillas de correo-e, incluido el asunto, el contenido, el nombre y el correo del remitente.
• Enviar correos a tus clientes haciendo clic en un botón.
• Enviar correos automáticos de recordatorio de pago a tus clientes.
• Clonar facturas y presupuestos existentes.
• Personalizar el diseño de tus facturas y presupuestos.
• Importar o exportar presupuestos y facturas por lotes en CSV.
• Recibir el pago de facturas online mediante PayPal Express o Stripe (este último mediante extensión de pago).
• Admitir métodos de pago offline.
• Establecer una fecha de vencimiento por defecto para la factura.
• Establecer términos y condiciones personalizados para facturas y presupuestos.
• Crear facturas y presupuestos en cualquier moneda.
• Ver informes del estado de las facturas y presupuestos.
• Poner comentarios en los presupuestos.

No envía las facturas al cliente automáticamente por correo, pero te permite hacerlo directamente desde el panel de WordPress.

Básicamente, te permite definir manualmente el precio de cada uno de tus productos y servicios y los tipos de IVA a aplicar según el tipo de producto y el país del cliente, para generar posteriormente las facturas más rápidamente y siguiendo el orden que toca.

Una vez generada la factura, se publica con una URL que puedes enviar al cliente, para que la vea, la pague y se la imprima en PDF.

Si quieres, puedes navegar por la demo de este plugin con todas sus funcionalidades (incluidas las de las extensiones de pago), para hacerte una idea más real de cómo funciona.

Como ves, aunque facilita las cosas y permite controlar todo el tema de la facturación desde tu panel de WordPress, esta opción sigue siendo demasiado «manual».

Tendrás que estar pendiente del estado de las facturas (pagadas, pendientes…) y de en qué momento podrá acceder o no el cliente al producto o servicio adquirido.

Y, otra cosa importante: solo podrás cobrar después de haber hecho la factura.

Solución con plugin de eCommerce

Si tu web ya incluye algún plugin de eCommerce propiamente dicho, estos plugins ya suelen vienen con alguna solución para facturar. 

Además, los mejores plugins de eCommerce también suelen contar con extensiones (tanto gratuitas como de pago) para llevar a cabo la facturación de una forma más completa.

Me refiero a plugins como, por ejemplo, WooCommerce y extensiones como WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips (gratuita, aunque con versión y complementos premium) o Easy Digital Downloads (EDD) y extensiones como Invoices o PDF Invoices (ambas de pago).

Depende del plugin en cuestión, pero el funcionamiento general suele ser que desde el plugin se puede definir si mostrar los precios con o sin impuestos incluidos y qué datos pedir al cliente, determinar los impuestos a aplicar según la procedencia del cliente y seguir el estado de los pedidos.

Y las extensiones suelen ser las que permiten cosas como que se generen facturas en PDF y se envíen automáticamente al cliente (o se las pueda descargar desde su cuenta de cliente), se guarden automáticamente en algún lugar en la nube (tipo Drive o Dropbox), se puedan personalizar, se puedan numerar automáticamente como nos interese, se puedan añadir otro tipo de datos a las facturas (tipo términos y condiciones de compra), etc. 

Esta solución, además, te permite emitir la factura después de haber cobrado. Esto es lo verdaderamente interesante de vender online.

Como ves, esta opción te permite automatizar mucho más el proceso de facturación que la Opción 1, aunque seguirás teniendo que hacer cosas «a mano». 

Por ejemplo, te tendrás que preocupar de que mantener actualizados los tipos de IVA correspondientes a cada país desde el que te puedan llegar clientes.

Aún así, esta es sin duda la mejor opción que hemos visto hasta ahora.

Opción 3. Facturar en modo automático.

El cliente compra en tu web y se le crea y envía automáticamente la factura en el formato correcto y con el IVA correspondiente aplicado (si es que corresponde), sin que tú tengas que hacer nada.

Vamos, que si no configuras un aviso para las ventas, ni te enteras.

Incluso el IVA a aplicar dependiendo de cada país se actualiza solo.

Solo tienes que ocuparte de poner el precio a tus productos o servicios y decidir si los muestras con impuestos o sin ellos incluidos.

¿Cómo puedes hacer eso?

Con aplicaciones web como Quaderno, como yo lo hago.

Es cierto que tendrás que pagar al mes por usarlo, pero, como te dije al principio, será de las mejores inversiones que puedas hacer para tu negocio online.

Además, si no lo usas y decides usar otra forma de facturar que requiere que compres algunas extensiones para automatizar mínimamente la cosa, también tendrás que hacer un desembolso de dinero.

Y te aseguro que cualquier otra solución te llevará más tiempo de configurar que Quaderno, porque en 15’ se configura prácticamente todo.

¿Qué hace Quaderno cuando el cliente paga?

• Calcula automáticamente el IVA a aplicar en función del país de procedencia del cliente (y recoge pruebas no contradictorias para ello, como exige la ley).
• Crea automáticamente la factura simplificada u ordinaria correspondiente (con los datos que corresponden).
• Numera correlativamente la factura.
• Envía automáticamente al cliente en PDF (si así lo quieres).
• Te guarda guarda ordenada la factura dentro del trimestre correspondiente.

Además, en el panel de Quaderno tienes también un apartado para introducir tus gastos desgravables. Incluso puedes crear gastos recurrentes (por ejemplo, del recibo de Internet, de los autónomos, etc.) para no tener que estar introduciéndolos una y otra vez.

Vamos, que a la hora de hacer las declaraciones, lo tendrás más que fácil. Incluso puedes crear un acceso a Quaderno para que sea tu propio gestor quien se encargue de coger esos datos y hacértelas.

Si tu cliente quiere rectificar la información fiscal de su factura, podrá hacerlo él mismo, podrá volver a descargársela cuando quiera e incluso acceder a su historial de pagos.

Podrás personalizar la plantilla de tus facturas (idioma, colores, logo, plantilla).

Cuando hagas una devolución, Quaderno se encargará de crear y enviar automáticamente una factura rectificativa al cliente.

Tendrás disponible un informe de ingresos y gastos en tu área de cliente (por fechas, por países…).

Quaderno se integra con las pasarelas de pago (PayPal, Stripe, etc.) y los plugins de eCommerce (WooCommerce, EDD, etc.) más usados.

Incluso cuenta con una API, por si necesitas que un desarrollador cree una integración exclusiva para tu web, y con cuentas Sandbox, para que puedas hacer pruebas y asegurarte de que el sistema de facturación de tu web funciona bien antes de ponerte a crear facturas de verdad.

Quaderno ofrece una prueba gratuita de 7 días, así que, si dudas, no tienes más que probarlo. Su soporte también es muy bueno y te echarán una mano si lo necesitas.

Ahora, ya sabes qué tener en cuenta a la hora de facturar en WordPress y conoces diferentes opciones para hacerlo.

¿Con cuál te quedarás?

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